Комплексная автоматизация в HoReCa: кейс сети ресторанов
Описание проекта
Наш клиент — сеть ресторанов грузинской кухни с 30 заведениями по России и за её пределами. Компания активно использует продукты 1С для выстраивания своих бизнес-процессов: управленческий учет ведется в системе 1С: Управляющий, бухгалтерский учет - в 1С: Бухгалтерия, а проф. учет сотрудников и расчет зарплаты ведется в 1С: ЗУП Проф. Кроме того, в ресторанах сети установлена система iiko (Айко) для ведения оперативного учета и продаж.
Сложность бизнес-процессов требует высокой скорости реакции на проблемы, бесперебойной работы 1С и качественной интеграции между системами. Предыдущий подрядчик по обслуживанию систем отрабатывал запросы клиента не так быстро, как того требовала специфика его бизнеса, поэтому руководство сети ресторанов обратилось к специалистам GT Consulting.
Проблематика
Рост сети ресторанов обострил слабые стороны текущих IT-решений. В частности, персонал сети ресторанов столкнулся с такими проблемами:
- Недостаток лицензий, из-за чего сотрудники не могли зайти в программу, особенно в часы пик.
- Низкая скорость реакции прежнего подрядчика, особенно в критические дни — вторник и пятницу (платёжные дни).
- Технические сбои при обновлении сертификатов и работе с ЭДО.
- Недоработанные интеграции между 1С и другими системами.
- Сложности с управлением доступом к базам — нужно было разграничить права пользователей по группам.
- Большое количество баз (30 для бухгалтерии и 4 для 1С: ЗУП) требовало своевременного обновления.
От сложностей к стабильности
- Перешли на новую платформу совместно с подрядчиком по аппаратному обеспечению.
- Зарегистрировали и активировали лицензии в 1С, распределив их между двумя терминальными серверами для равномерной загрузки.
- Настроили бэйс-листы (группы пользователей) для разграничения прав доступа.
- Разработали процедуру обновления списков через согласование с ИТ-директором клиента.
- Создали отдельную группу в Telegram для оперативной связи и решений проблем.
- Систематизировали повторяющиеся запросы пользователей и устранили их первопричины.
- Составили техническое задание для доработки интеграций, согласовали его с клиентом.
- Доработки внедрили в ежедневную работу, что повысило удобство и эффективность использования системы.
С чем пришлось столкнуться в ходе проекта
В процессе работы над проектом возникли дополнительные трудности. В частности:
- Предыдущий подрядчик не передал документацию, что усложнило понимание текущих настроек.
- Платёжные дни (вторник и пятница) сопровождались сбоями в работе оборудования и серверов 1С.
Тем не менее, мы приняли эти вызовы успешно справились с ними. В марте 2023 года генеральный директор сети ресторанов пригласил нас на совещание по развитию компании. В ходе встречи сотрудникам GT Consulting было предложено принять участие в проекте «Технологичность», нацеленном на развитие сети ресторанов.
Новые задачи и результаты
Наряду с другими компаниями, которые занимались обслуживанием серверов и ПО сети ресторанов, специалистам GT Consulting предстояло интегрировать 1С со всеми другими системами. По итогу работы нашими достижениями стали:
- Консолидация финансовой отчётности из 24 баз в единую систему.
- Внедрение BI-системы для аналитики.
- Интеграция 1С с iiko.
- Внедрение MDM-системы для унификации справочников.
- Разработка автоматизации для операций внутри группы компаний.
