Автоматизация бизнес процессов

• StorVerk CRM. Основан на 1C и отличается обширным функционалом. Предоставляет возможность оптимизации расходов и увеличения доходов. Клиенты могут обращаться к компании различными способами, такими как звонок или через веб-сайт. Гибкая настройка и разумная стоимость обеспечивают простую автоматизацию бизнеса.
• Dynamics 365. Продукт Microsoft, идеально подходящий для управления бизнес-процессами. Интерфейс прост в использовании, и систему легко освоить. Разработчик предоставляет подробное руководство, что облегчает организацию рабочего процесса.
• Битрикс24. Предоставляет частичный функционал благодаря встроенной CRM-системе, но при необходимости вы можете расширить его. С этой системой вы можете управлять бизнес-процессами даже с мобильного устройства, принимать предложения, заключать договоры и выполнять все необходимые задачи.
• SAP CRM. Популярный сервис среди владельцев различных видов бизнеса, таких как склады, отделы продаж, магазины и коммерческие организации. Он создает связи между различными бизнес-процессами, что делает его подходящим как для краткосрочных, так и для долгосрочных целей компании.
• Мегаплан. Эффективная система управления бизнесом, позволяющая вносить изменения в информацию о клиентах и отслеживать все события, связанные с их действиями. Она обеспечивает возможность эффективного распределения задач и управления ими.

На территории России существует множество приложений, предназначенных для автоматизации бизнес-процессов и интеграции с системами CRM. Рассмотрим 15 областей, в которых такие приложения могут обеспечить контроль и упрощение процессов:

• Облачные АТС для обработки звонков. Позволяют создавать базу непринятых вызовов и настраивать подстройку в соответствии с запросами клиентов.
• Лид-формы. Используются для оформления клиентских заявок, интеграции ссылок на почту и оформления заказов через SMS или электронную почту.
• Социальные сети. Используются для загрузки лидов и ведения общения с клиентами.
• E-mail. Используется для приема и отправки писем группам клиентов, а также для рассылки уведомлений и напоминаний о заказах.
• Онлайн-чаты. Предоставляют возможность проводить беседы с участием консультанта.
• Мессенджеры. Используются для оперативного сбора контактов и архивации переписок с клиентами.
• Обратный звонок. Обеспечивает возможность организации обратной связи с клиентами.
• Системы управления обращениями. Позволяют эффективно обрабатывать запросы клиентов.
• Бухгалтерские программы. Используются для учета финансов и финансовой отчетности.
• Сервисы управления складом. Обеспечивают эффективное управление складскими операциями.
• Банковские сервисы. Позволяют управлять банковскими операциями и финансами.
• Обработка запросов в интернет-магазине. Обеспечивает эффективное управление запросами и заказами в онлайн-магазинах.
• Конструкторы документов. Позволяют автоматизировать создание документов, включая имена, названия и реквизиты.
• Системы бронирования и записи на прием. Используются для управления бронированием и записью клиентов.
• Рассылка и аналитические сервисы. Предоставляют инструменты для рассылки информации и анализа финансовых показателей.

Эти области предоставляют множество возможностей для автоматизации и оптимизации бизнес-процессов в различных отраслях.

После завершения основных этапов автоматизации бизнес-процессов важно оценить результаты проведенной работы. Для этого следует учитывать несколько ключевых факторов:

• Отзывы сотрудников и клиентов. Получение положительных отзывов и обратной связи от вашей команды и клиентов является важным показателем. Это позволяет определить, достигнуты ли основные цели автоматизации. Анализ данных, предоставленных сотрудниками, может помочь выявить недоработки и искать пути их устранения. Удовлетворенность конечных клиентов также является ключевым показателем успеха.
• Прибыль. Эффективность автоматизации можно измерить через финансовый результат. Прирост прибыли является показателем того, насколько успешно и правильно была проведена автоматизация бизнес-процессов. Это также позволяет оценить соответствие между задуманными целями и реальными результатами.
• Анализ производительности. Сравнение производительности и эффективности работы до и после автоматизации является важным шагом. Оцените, насколько сократилось время выполнения задач, появились ли новые положительные обзоры на сайте и были ли решены важные проблемы благодаря автоматизации.

В процессе автоматизации бизнес-процессов могут возникнуть ряд проблем, которые могут негативно повлиять на эффективность:

• Неудобное оформление. Если интерфейс системы автоматизации не интуитивно понятен и неудобен для использования, это может привести к снижению производительности и сопротивлению сотрудников.
• Неправильный анализ бизнес-процессов и подстройка. Недостаточное понимание собственных бизнес-процессов и несоответствие системы автоматизации реальным потребностям компании могут привести к неэффективной автоматизации.
• Отказ системы в работе с ключами. Проблемы с доступом и аутентификацией могут вызвать прерывания в работе системы и увеличить риски безопасности.
• Неверная последовательность автоматизации процессов бизнеса. Неправильный порядок автоматизации процессов может привести к нескоординированным операциям и сложностям в работе.
• Отсутствие поддержки нововведений от сотрудников. Если сотрудники не участвуют в процессе внедрения автоматизации или не видят пользу в новых инструментах, это может создать сопротивление и ухудшить процесс внедрения.
• Отсутствие плана автоматизации бизнеса. Неопределенность в плане автоматизации может привести к несогласованности и замедлению процесса внедрения.

Для успешной автоматизации бизнес-процессов следует следовать этапам и выполнять следующие шаги:

• Планирование целей автоматизации бизнеса. Определите конечные цели автоматизации и что вы хотите достичь с ее помощью. Разработайте стратегию и план действий.
• Разработка и интеграция. Выберите подходящие инструменты и системы автоматизации, которые соответствуют вашим целям. Интегрируйте их в бизнес-процессы компании.
• Тестирование и исправление ошибок. Перед полным внедрением системы автоматизации проведите тестирование, чтобы выявить возможные ошибки и недоразумения. Внесите необходимые коррективы.
• Подготовка персонала. Обучите сотрудников работе с новыми инструментами и системами. Удостоверьтесь, что они понимают, как использовать автоматизацию для выполнения своих обязанностей.
• Модернизация в соответствии с требованиями бизнеса. Внимательно следите за тем, как система автоматизации взаимодействует с потребностями и требованиями вашего бизнеса. Внесите изменения и модернизируйте систему, если это необходимо, чтобы соответствовать изменяющейся среде.

Эти этапы и шаги помогут вам успешно автоматизировать бизнес и достичь ощутимых результатов в увеличении эффективности и производительности компании.

Эффективная подготовка к автоматизации бизнес-процессов является важным этапом, который поможет избежать ошибок. Для освоения бизнес-инструментов автоматизации следует выполнить следующие шаги:

• Идентифицировать бизнес-процессы. Определите все бизнес-процессы в вашей компании и назначьте ответственных сотрудников для каждого из них.
• Документировать процессы. Создайте кейсы для каждого процесса, разработайте алгоритмы и инструкции для сотрудников, чтобы они могли эффективно работать с системой автоматизации.
• Создать шаблоны и таблицы. Разработайте и напишите шаблоны для таблиц и карт, которые будут использоваться в системе автоматизации.
• Управление доступом. Определите права доступа для партнеров и сотрудников, чтобы ограничить доступ к конфиденциальным данным или частям системы.
• Создание точек восстановления. Разработайте систему точек восстановления, чтобы в случае сбоев или ошибок можно было восстановить данные и состояние системы.
• Участие в настройке алгоритмов. Примите активное участие в определении необходимых алгоритмов и настройке параметров в системе автоматизации.
• Составление отчетности. Разработайте отчеты, которые будут представлять изменения в ключевых показателях за предыдущий период, сгруппированные по продуктам, использованию cookies и другим параметрам.

Эти шаги помогут вам более эффективно подготовиться к внедрению автоматизации бизнес-процессов и минимизировать потенциальные ошибки в процессе.

Рассмотрите следующие показатели при выборе подходящего ПО:

• Соответствие конкретным задачам вашего бизнеса. Определите, какие задачи требуют автоматизации, и выберите инструменты, которые наилучшим образом подходят для их решения.
• Уместность настройки системы под стратегию вашего бизнеса. Удостоверьтесь, что выбранные инструменты могут быть адаптированы под стратегические цели вашей компании.
• Гибкость настроек автоматизации. Проверьте, насколько инструменты позволяют настраивать и изменять автоматизированные процессы в соответствии с изменяющимися потребностями бизнеса.
• Удобство использования ПО. Обратите внимание на уровень удобства и интуитивности интерфейса инструмента, так как это может повлиять на его эффективное использование.
• Интеграция с другими сервисами. Убедитесь, что выбранные инструменты могут интегрироваться с другими системами, которые вы уже используете в компании.
• Стоимость и доступность услуг технической поддержки. Изучите расценки на использование инструментов и наличие услуг технической поддержки, которые могут потребоваться для устранения проблем и вопросов в процессе автоматизации бизнес-процессов.

Перед тем как приступить к автоматизации бизнес-процессов, важно ознакомиться с различными видами систем управления, чтобы выбрать наиболее подходящий вариант для вашей компании. Вот некоторые из них:

• Системы управления задачами и процессами. Эти системы позволяют создавать карточки с заданиями, составлять списки и использовать другие способы для автоматизации бизнес-процессов.
• Системы управления персоналом. Они предоставляют возможность отслеживать рабочее время сотрудников, хранить информацию о персонале, проводить расчеты зарплат и мониторить активности сотрудников в течение рабочей недели.
• CRM-системы. Эти системы разработаны для упрощения сделок и управления договорами, а также для хранения и оформления персональных данных о клиентах. Они позволяют привязывать клиентские профили к менеджерам, отправлять сообщения через чат и по электронной почте, добавлять информацию в таблицы, изменять данные в списках и обрабатывать заказы.
• ESP-системы. Эти системы предназначены для взаимодействия с клиентами и проведения рекламных рассылок. Они позволяют отправлять сообщения всем клиентам с возможностью отправки благодарностей за заказы.
• Сервисы автоматизации бухгалтерии. Они идеально подходят для автоматизации начисления заработной платы и налогов. Эти системы проводят все необходимые расчеты с использованием заданных формул.
• CMS-системы. Эти системы обеспечивают быстрое и эффективное управление веб-сайтами, позволяя регулировать различные параметры.
• ERP-системы. Системы планирования ресурсов предприятия объединяют бизнес-процессы в одну структуру, что позволяет управлять и хранить необходимую информацию в едином формате.

Внедрение автоматизации бизнес-процессов применимо в различных сферах деятельности. Однако необходимо обеспечивать высокое качество обслуживания клиентов и предоставляемых услуг при внедрении автоматизации.

Автоматизированные бизнес-процессы находят свое применение в следующих отраслях:

• Производство товаров разного назначения.
• Сфера продаж.
• Маркетинг и реклама.
• Консультационные услуги для клиентов, включая ответы на вопросы и рекомендации о покупках.
• Работа с документами, такие как создание накладных, актов и другой документации.
• Бухгалтерский учет и финансовые отчеты за разные периоды времени.
• Управление куки-файлами и хранение данных.
• Расчет и выплата заработной платы сотрудникам.
• Выставление счетов и финансовые операции.
• Составление отчетов и аналитика.
• Управление проектами и запуск новых кампаний.
• Услуги в различных областях.
• Управление персоналом и HR-процессы.
• Анализ и взаимодействие с клиентами.
• Электронные подписи и документооборот.
• Персонализация интерфейсов и адаптация их под нужды.
• Мониторинг продаж и других метрик в реальном времени или по необходимости.
• Управление бюджетом.

Например, в сфере продаж, где требуется выполнение множества задач, автоматизация может автоматически обрабатывать действия, значительно экономя время руководителя. А в маркетинге, новые системы могут предоставлять клиентам персонализированные предложения, оптимизированные под их профили и интересы. Ранее, такие задачи требовали массовых телефонных звонков и больших затрат времени. Но с автоматизацией бизнес-процессов, основные задачи в маркетинге решаются более эффективно и быстро.

Даже в бухгалтерии многие задачи могут быть автоматизированы, включая отслеживание рабочего времени сотрудников, расчеты заработной платы, обработку больничных листов и другие аспекты. Автоматизация бизнес-процессов идеально подходит для компаний всех видов и помогает повысить эффективность и качество обслуживания клиентов.

Автоматизация бизнес-процессов предоставляет значительную поддержку для компаний. Давайте выделим основные плюсы автоматизации в области управления:

• Профессиональное постановка бизнес-задач и целей с возможностью их надежного отслеживания.
• Выполнение всех корпоративных процессов в цифровом пространстве.
• Использование комплексного подхода при координации операций.
• Детальное отслеживание текущего состояния бизнес-процессов.
• Быстрые реакции со стороны исполнителей и клиентов.
• Высокий уровень конфиденциальности и безопасности данных.

Однако стоит также учитывать определенные недостатки, сопутствующие автоматизации бизнес-процессов:

• Отсутствие гибкости в настройке бизнес-процессов, часто сводящееся к жесткой цепочке задач
• Сложности в процессе внедрения автоматизации и необходимость привлечения экспертов, подготовленных к этому.
• Потенциально высокие затраты на услуги автоматизации, что может не всегда оправдывать себя.